В этом видео мы поговорим про отчетные документы. Главное правило то, что полный список отчетной документации всегда есть в контракте.

 Его очень важно прочитать. Важно обратить внимание не только на список документов, но и на сроки их предоставления. К примеру, вы работаете с недвижимостью, то предоставить документы, ключи и договор купли-продажи возможно нужно будет в три разных дня. Если вы организуете мероприятия, соответственно, с вас могут потребовать еще и фотоотчет. И у нас реальный кейс, когда  то, что нужно предоставить 50 фотографий с мероприятия мы узнали только после мероприятия. И это был первый раз, когда отчет собирался в Инстаграме по хэштегам.

Очень важно к отчетной документации подойти ответственно, но при этом также нужно знать еще несколько фактов на эту тему. Во-первых, ИП в контракте и в отчетной документации может работать без печати. И это можно использовать себе на пользу особенно в труднодоступных регионах. Иногда проект менеджеры по доверенности или по вашей просьбе могут расписаться за вас, существенно сэкономив время и затраты на логистику. Обычно формы отчетной документации есть в проекте контракта. Если же в проекте контракта их нет, то можно некоторые документы попросить у заказчика, но большую часть можно заполнить на специализированных сайтах.

Примером такого сайта является сайт formz.ru. На этом сайте бесплатно и без регистрации можно составлять основные виды документов, такие как счет, товарно-транспортная накладная, акт приема-передачи и прочие документы. Важно знать то, что если вы привезли товар или сдаете работу или услугу, заказчик в любом случае должен вам что-то подписать. Часто бывает так, что поставщик приехал, попробовать сдать товар, ему сказали вот это, это, это переделайте, он уехал, в следующий раз приезжает, ему говорят «вы знаете, у вас просрочка».

Если бы он заранее подписал товарно-транспортную накладную или акт, где заказчик указал бы все свои замечания, то он бы, во-первых, получил дополнительное время по условиям контракта на исправление ошибок. Во-вторых, у него было бы доказательство, что он пытался поставить срок и, в-третьих, зачастую, требовать сверх того, что написано в акте не приемки, заказчик не может. И если он какие-то косяки не существенные нашел уже постфактум, то вы можете сказать: «Вы знаете, это тот же самый товар. Вот акт. В прошлый раз вас всё устраивало, кроме этого, этого, этого, а это, собственно, я поправил».

Еще одна фишка - отправить документы перед подписанием в электронном виде или в виде скана. Во-первых, вы сможете избежать ошибок. Заказчик сразу может отдать их бухгалтерии и сказать: «Вы знаете, вот тут, тут и тут поправьте, пожалуйста». Окончание, формулировку или ещё что-нибудь. Часто бывает что вы выписываете, к примеру, предмет закупки из наименования закупки, а надо его брать из контракта или из технического задания. Именно поэтому предварительная проверка может сэкономить вам время и деньги.

Во-вторых, в некоторых случаях отчетные документы можно сначала послать сканами, а потом уже вдогонку послать оригиналы. Но важно понимать, что 99% заказчиков по сканам без крайней нужды не оплачивают и они будут ждать оригинала. Никакими трек кодами здесь ситуацию вы уже не исправите. Так же нужно обратить внимание на то, что бывают заказчики, куда курьеры просто не ездят. У нас был кейс, когда заказчиком была военная часть.

Мы отправили документы курьером Почты России, и потом нам позвонили и сказали: «Вы знаете, мы в военное части документы мне доставляем». Это опять же сожгло нам от контракта 10 дней просто за счет несвоевременной передачи документов. Еще один важный момент -  заказчик срок оплаты зачастую считает от даты получения документации, а не от даты, указанной на этих документах. Соответственно, вы можете поставить товар вовремя, просрочить с отчетной документацией, вам потом выставить пени за просрочку. Будьте очень внимательны в этом аспекте.

Обычно пакет документов стандартен. Если речь идет о работах, особенно о работах,  связанных со стройкой, то здесь могут быть ещё дополнительные специализированные документы, КС-2, КС-3, которые лучше составлять со специалистами. Если это услуги, то здесь могут быть фотоотчеты, событийный отчеты, что тоже нужно составлять очень внимательно. Если это недвижимость, соответственно, выписки, документы на недвижимость, документы о том, что квартира без задолженности. Тоже стоит обратить внимание на сроки получения этих документов, чтобы предоставить их заказчику в правильное время.

Если в числе прочего вам необходимо предоставить гарантийные талоны, декларации или сертификаты, то здесь действует простое правило. Гарантийные талоны мы предоставляем от производителя, то есть в случае чего звонить должны не вам, а в сервисный центр. Если докуплена дополнительная гарантия, также предоставляем ее от производителя или от магазина, продавшего эту гарантию. Если же гарантийный талон написан от нашего имени, это тоже возможно, но тогда будьте готовы к возможным обращениям по гарантии. Сертификаты чаще всего нужно запрашивать у производителей. Декларации бывают как от производителей с гербовыми печатями, так и рукописная с вашей печатью и подписью. Будьте внимательны при составлении этих документов, посмотрите образцы, приложенные в папке с документами вместе с курсом, и проконсультируйтесь с заказчиком и с поставщиком.

Документами, которые обычно не прописаны в проекте контракта и на которые стоит обратить внимание, к примеру, является счет-фактура. Счет-фактура всегда есть в списке документов, но на самом деле она нужна только компаниям на общей системе налогообложения. Также через какое-то время вам может прийти от заказчика акт сверки. Акт сверки, к примеру, ИП на упрощенке могут обратно не отправлять. Но лучше его заполнить, подписать и отправить заказчику. Бухгалтерия заказчика оценит ваш поступок. Еще одним нестандартным документом является письмо на возврат обеспечения контракта. Если по контракту предусматривалось обеспечение контракта, то в отдельной строке контракта может быть прописано, что возврат осуществляется по письменному запросу.

Обратите на это внимание, особенно если обеспечение контракта относилось наличными деньгами. Если вы находитесь в Москве или Московской области или выиграли контракт в Москве и Московской области, то там вам нужно зарегистрироваться на портале исполнения контрактов, сокращенно ПИК, так как вся отчетная документация в Москве и области проходит через электронный документооборот. В скором времени такой же документооборот будет внедрен повсеместно, но пока что такая информация по датам ещё не получена. Также, когда вы будете заходить на площадку в процессе исполнения контракта, отчетные документы можно будет прикрепить и там. Это ваше право, а не обязанность.

И стоит это делать только в случае просрочек по оплате или если заказчик вас об этом попросит. В принципе на эту кнопку в большинстве случаев можно не обращать внимание. Будьте внимательны с отчетными документами, так как правильное их оформление не менее важно, чем своевременная и качественная поставка товара, работы или услуги. Главное не бойтесь проверять, перепроверять и советоваться с заказчиками и поставщиками, которые этот путь уде прошли. Будьте внимательны и удачи в торгах!