Здравствуйте! В данном видео мы рассмотрим, как с помощью ОТС провести переговоры в режиме онлайн. ОТС предлагает проводить заседания для совместной удаленной работы сотрудников организации.

Начать работу с заседаниями вы можете в меню «Управление закупками» - «Проведение тендеров» - «Тендеры». Откроется раздел «Мои процедуры». Провести заседание вы можете для закупок во всех статусах кроме «черновик», «публикация извещения», «заключение договора», «завершен» и «отказ от размещения». Создать заседание комиссии можно двумя способами.

Из раздела «Мои процедуры». Для этого в окне «Нужные закупки» нажмите «Заседание комиссии». Для создания заседаний по нескольким закупкам установите отметки напротив нужных закупок и нажмите соответствующую кнопку.

Также создать заседание комиссии можно из самой закупки. Для этого нажмите на ее наименование и в меню «Действие» выберите пункт «Заседание комиссии». В открывшемся окне вы можете создать как новое собрание, для этого нажмите кнопку «Создать собрание», либо добавить процедуру в ранее созданные собрания. Для этого нажмите на название собрания, после чего кнопку «Добавить».

Создадим новое собрание. Для этого нажмите «Создать собрание», в новом окне укажите название собрания, установите дату начала собрания, по умолчанию она установится текущей датой. Для изменения нажмите на поле «Дата» и выберите нужную. Также установите время. После чего выберите длительность, максимальная длительность собрания 3 часа 30 минут. Выберите формат собрания – можете выбрать онлайн либо офлайн собрание. При проведении собрания в режиме офлайн не будет возможности провести видео-, аудио конференцию, то есть собрание производится вне площадки, а в дальнейшем на площадке можно зафиксировать только результаты обсуждений. Мы рассмотрим проведение переговоров в режиме онлайн. Далее укажите вручную место проведения собрания и нажмите кнопку «Добавить». Собрание успешно создано. Нажмите «Перейти» для заполнения повестки и участников собрания.

В открывшемся окне вы сможете рассмотреть, а также добавить информацию о своем заседании. В правом верхнем углу будет отображаться время, которое осталось до начала заседания. Заседание будет находиться в статусе «Планирование». На вкладке «Повестка» заполните информацию о вопросах, которые будут обсуждаться в рамках заседания. По умолчанию в раздел уже добавляется процедура, на основании которой вы создавали заседание комиссии. Для добавление других вопросов нажмите кнопку «Редактировать повестку и общие данные», далее «Добавить вопрос», введите текст вопроса, укажите комментарий и при необходимости добавьте документ. Для этого нажмите «Прикрепить документ» и выберите файл с вашего персонального компьютера. Документ добавлен. Нажмите «Сохранить». Для добавления еще одного вопроса повторите действие. Для удаления вопроса установите отметку напротив нужного вопроса и нажмите кнопку «Удалить вопрос». Форма управления и просмотра вопросов отображается справа. Здесь вы можете как удалить, например, нужный документ, либо добавить еще один. Как только повестка заполнена, нажмите кнопку «Сохранить повестку и общие данные».

Следующая вкладка «Участники». На данной вкладке добавляются участники, которые будут задействованы в собрании. Организатор собрания автоматически будет добавлен с ролью «Секретарь». Для добавления еще одного участника нажмите на значок «+», в строке «поиск» укажите фамилию либо e-mail пользователя. Если вы ранее заполняли информацию об участнике собрания или этот участник есть в списке пользователей вашей организации, то он отобразится в данном списке, выберите нужного, так как данный пользователь добавлен на площадку, отображается сообщение «Есть на площадке». При необходимости вы можете отредактировать роль и указать должность этого участника, после чего нажмите «Сохранить». Для добавления еще одного участника нажмите значок «+», начните вводить его фамилию или e-mail. Если раньше участник не был добавлен, либо не находится в списке ваших пользователей, тогда выберите «Создать нового» и заполните сведения о нем, то есть фамилию, имя, отчество, укажите e-mail. На данный e-mail пользователю придет уведомление с приглашением. Выберите из списка роль и укажите должность. По умолчанию устанавливается отметка «Моя организация». Если вы оставите данную отметку, тогда данный участник будет добавлен в список пользователей вашей организации. Если вы не хотите, чтобы данный участник был добавлен в список пользователей – уберите отметку чекбокса «Моя организация». Далее нажмите кнопку «Сохранить» для добавления участника.

При необходимости вы можете сохранить список участников в собрании как шаблон, чтобы в дальнейшем выбирать его, для этого нажмите «Сохранить список как шаблон» и укажите наименование шаблона. Если ранее вами был добавлен шаблон с участниками собрания, вы можете в дальнейшем выбирать их из списка, для этого нажмите «Заполнить участниками из шаблона» и выберите нужный шаблон. Для редактирования списка шаблонов нажмите кнопку «Редактировать список шаблонов», выберите нужный шаблон, при необходимости вы можете переименовать шаблон или удалить из списка. Если вы хотите отредактировать сведения о каком-либо участнике собрания, в строке данного участника собрания нажмите на значок редактирования. Для удаления участника собрания нажмите на значок «корзина». После того, как все участники добавлены, отправьте им приглашение. Для этого установите отметки напротив тех участников, которым нужно отправить приглашение. Если вы хотите выбрать всех участников, нажмите «Все», далее выберите кнопку «Отправить приглашение». Участники собрания получат приглашение. Подтвердите действие.

Вкладки «Повестка» и «Участники» заполнены. После чего нажмите кнопку «Завершить планирование». Также на данном этапе вы можете отменить собрание, тогда дальнейшие действия по нему будут недоступны. Нажмите кнопку «Завершить планирование» и подтвердите действие. Собрание успешно создано. Статус собрания «Ожидание проведения».

И переходим к следующей теме. И начнем с действий организатора собрания. Начать собрание может только организатор. Для этого перейдите в меню «Управление закупками» - «Календарь» - перейдите в нужное собрание – для этого дважды нажмите на его наименование. Откроется карточка собрания. Для того чтобы начать его проведение в нижней части страницы нажмите кнопку «Начать обсуждение». На данном этапе вы можете также вернуть собрание на предыдущий этап, то есть на этап «планирования» и отменить собрание. Для начала осуждения нажмите кнопку «Начать обсуждение» и подтвердите действие. Статус собрания изменился на «Проведение». Для того чтобы начать онлайн-конференцию перейдите во вкладку «Конференция» после чего нажмите «Начать конференцию». Далее нажмите «Войти в аудиоконференцию с компьютера», при необходимости вы также можете включить вэбкамеру и воспроизвести демонстрацию вашего экрана. Также идет запись конференции. Для того чтобы добавить других участников конференции, которым вы ранее отправили приглашение, перейдите в меню «Управлять участниками». В очереди ожидания отобразиться фамилия, имя отчество участника. Для того, чтобы он присоединился к вашей конференции нажмите «Принять». Также вы можете настроить автоматическое присоединение к конференции. Для этого ниже нажмите кнопку «Подробнее» и уберите галочку с перового пункта «Переводить участников в зал ожидания при входе», тогда участники будут автоматически добавляться в конференцию. Текстовыми сообщениями с участниками вы можете обмениваться в чате. Чат находится в правом нижнем углу, то есть нажмите на значок чата и напишите ваше сообщение. Данное сообщение увидят все участники конференции.

Для фиксации результатов обсуждения перейдите на вкладку «Итоги». По каждому вопросу вы можете указать принятые решения. Для этого нажмите на  нужный вопрос далее по каждому участнику укажите его решение. После чего укажите итоговое решение. При необходимости из карточки вопроса вы можете перейти к закупке, к заявкам и перейти к решению. Кнопка «Перейти к решению» появится, если закупка находится на этапе подведения итогов. Далее введите решение участников по второму вопросу, то есть нажмите на название вопроса и введите решение в нужных полях. Далее сохраните итоги собрания. Для этого нажмите «Сохранить итоги собрания» после чего вы можете сформировать общий протокол собрания. Для этого перейдите в раздел «Протокол собрания». Здесь вы увидите присутствующих, решение и итоговое решение. При необходимости можно добавить данный раздел в свой документ для этого нажмите на значок прикрепления документа и выберите файл с компьютера.

А сейчас рассмотрим действия участника собрания. Если вы участник собрания перейдите по ссылке из приглашения, которое было направлено вам на адрес электронной почты. Откроется карточка собрания. Для участия в онлайн-конференции перейдите во вкладку «Конференция» и нажмите на кнопку «Присоединиться к конференции». Дождитесь пока организатор разрешит вам войти в конференцию. Далее нажмите «Войти в аудиоконференцию с компьютера». В рамках конференции вы можете использовать вебкамеру, микрофон, также идет запись конференции. При необходимости вы можете вы можете осуществить демонстрацию своего экрана. Текстовыми сообщениями вы можете обмениваться в чате конференции. Чат находится в правом нижнем углу, значок «Чат». Также вы можете просматривать информацию, которая была добавлена организатором конференции на вкладке «Итоги», по каждому вопросу вы можете просмотреть решение, которое было добавлено, итоговое решение, также можете перейти в закупку, нажав на гиперссылку, перейти к заявкам и перейти к решению. Также вы можете скачивать документы, которые были добавлены организатором, для этого нажмите на значок скачивания. В протоколе общего собрания вы сможете просмотреть итоговое решение, принятое в ходе заседания. Добавлять либо удалять документы в данных разделах может только организатор конференции.

После того как конференция будет завершена, нажмите кнопку «Завершить обсуждение». Как только вы нажмете данную кнопку участники обсуждения будут отключены от чата и конференции. Подтвердите действие. Конференция будет завершена. Запись конференции будет сформирована на соответствующей вкладке и доступна организатору в течение трех дней при этом будет доступно как видео, так и аудиозапись.

Далее. Нажмите кнопку «Начать формирование протокола», будет сформирован итоговый протокол собрания. Протокол успешно сформирован. При необходимости вы можете его подписать, после чего подкрепить уже подписанную копию. Чтобы сохранить итоги и завершить собрание нажмите на соответствующую кнопку. Собрание успешно состоялось. Статус собрания изменился на «Завершено».

В случае возникновения дополнительных вопросов вы всегда можете воспользоваться базой знаний. Спасибо за внимание.