Ведущий юрисконсульт Экспертно-консультационного центра Института госзакупок Снежана Олеговна Постовалова рассматривает отдельные аспекты введения механизма электронного актирования в закупках по Закону № 44-ФЗ.

Здравствуйте, уважаемые коллеги! Мы продолжаем нашу рубрику «Просто о сложном» и сегодня мы поговорим о новом функционале, который появился в Единой информационной системе – это функционал электронного актирования. Поговорим о том, что оно из себя представляет, какие виды документов предусматривает, а также рассмотрим некоторые преимущества и недостатки данной процедуры.

Электронное актирование – это новый механизм, который позволит заказчикам и поставщикам подписывать документы о приемке товаров, работ и услуг напрямую в Единой информационной системе без использования бумажных носителей. Одной из целей введения данного механизма является повышения степени прозрачности сферы государственных закупок, а именно в части исполнения контракта. Главной проблемой, по которой электронное актирование было решено вводить, является сложность установления реальных фактов исполнения контракта и вообще установления ситуаций, которые происходят между заказчиком и поставщиком на этапе исполнения контракта. В частности, поскольку заказчики на этапе исполнения контракта прикрепляют в ЕИС скан-копии документов довольно сложно в массовом масштабе установить факт заменяемости товаров, в частности даже в том случае, когда товар меняют на товар с улучшенными характеристиками. Также сложно установить факт внесения изменений в условия исполнения контракта и провести как-либо анализ соблюдаемости требований о применении национального режима в сфере закупок.

Эксперимент по электронному актированию начался в 2019 году. Но с 1 января 2020 года этот функционал доступен любому участнику, который зарегистрирован в ЕРУЗ, в Единой информационной системе. Соответственно пользоваться этим механизмом можно уже сейчас.

Основными плюсами механизма электронного актирования является ряд показателей, которые представлены сейчас на данном слайде. Но давайте акцентировать внимание на тех, которые наиболее значимы. Для поставщиков всегда достаточно остро стоял вопрос в своевременности оплаты по исполненным обязательствам. И введение электронного актирования нацелено на то, чтобы исключить вероятность несвоевременной оплаты по обязательствам, которые были исполнены и приняты заказчиками.

Во-вторых, для поставщиков ведение процедуры электронного актирования не ведет никаких дополнительных финансовых обязательств.

Плюсами для заказчиков является то, что информация, которая в виде электронного документа о приемке была заполнена в личном кабинете поставщика, впоследствии в автоматическом режиме попадет в Реестр контрактов, который ведет заказчик.

Вторым плюсом является перспектива, которая тоже предлагается к внедрению. Это то, что результатом подписанного документа приемки в ЕИС будет автоматически осуществляться постановка на бухгалтерский учет товаров, принятых заказчиком.

Чтобы воспользоваться процедурой электронного актирования уже сейчас есть ряд нюансов, которые следуют предусмотреть в проекте контракта. Ну, во-первых, необходимо предусмотреть саму возможность оформления документа о приемке в электронном виде. Во-вторых, в качестве документа о приемке следует предусмотреть универсальный передаточный документ, а также корректировочные документы к такому документу. Стоит отметить, что в настоящее время не вся отраслевая специфика еще технически учтена. В частности, документы КС2 и КС3 пока еще технически не реализованы в Единой информационной системе. Однако отраслевая специфика, связанная с закупкой лекарственных препаратов, которая была продиктована Минздравом Российской Федерации, уже была учтена и соответствующие документы можно оформлять при закупке лекарственных препаратов. Так как в настоящее время данная система находится, можно сказать в некотором роде в экспериментальном режиме, поэтому заказчику рекомендуется предусмотреть проекты контрактов альтернативную возможность, то есть как оформление электронного документа о приемке, так и возможность оформления документа на бумажном носителе. То есть либо электронный, либо бумажный. Кроме того, необходимо предусмотреть в проекте контрактов согласие поставщика на формирование документов в электронном виде. Озвученные моменты касаются, в принципе, любых контрактов. Но возникает проблема контракта, который формируется на основании типовых. В чем она заключается? Типовые контракты, которые предусмотрены законодательством в контрактной системе, не подразумевают возможность оформление документа о приемке в электронном виде. Поэтому, к сожалению, по контрактам, которые формируются на основании типовых такая возможность в настоящее время отсутствует.

Какие документы формируются в ЕИС? В Единой информационной системе предусмотрен универсальный передаточный документ и корректировочный универсальный документ. Эти документы являются официальными. Имеют равную юридическую силу, документу, подписанному на бумажном носителе надлежащим образом. Также являются официальным основанием для проведения платежа. Также могут предоставляться в налоговый орган при соответствующем запросе.

Единая информационная система предусматривает следующие виды первичных учетных документов: универсальный передаточный документ - акт, универсальный передаточный документ - счет-фактура и передаточный документ акт, а также счет-фактура. Выглядит уже заполненная форма соответствующего документа следующим образом. Архив, который вы видите прикрепленных документов - это архив, который содержит в себе данные об электронных подписях заказчика и его контрагента.

Как работает механизм электронного актирования?

Все манипуляции с электронными документами приемки происходят через личные кабинеты пользователей. При этом для того, чтобы поставщик имел техническую возможность сформировать этот документ заказчику необходимо открыть поставщику такой функционал через свой личный кабинет. После того как заказчик такой функционал открывает у поставщика, в личном кабинете появляется техническая возможность оформления документа о приемке. Далее поставщик поставляет заказчику товар. После поставки и получения заказчиком оформленного через ЕИС документа о приемке заказчик принимает продукцию и подписывает документ о приемке. При этом Единая информационная система предусматривает возможность частичной приемки, а также отказа от приемки продукции. Однако при оформлении отказа заказчику потребуется также через Единую информационную систему направить поставщику мотивированный отказ, в котором следуют указать причины, по которым заказчик данную продукцию не принял. Обращаем внимание, что в настоящее время документы, которые оформляет приемочная комиссия, если у заказчика она создана, а также акты экспертизы в рамках данного контракта, оформляются в прежнем бумажном режиме, сканируются и прикрепляются в ЕИС.

Еще один важный момент, который необходимо учесть поставщикам, это то, что для оформления документа о приемке в электронном виде непременно необходимо настроить соответствующим образом права пользователя в личном кабинете Единой информационной системы. Оформление электронных документов о приемке предполагает необходимость внесения части информации поставщиком в Единую информационную систему в ручном режиме. Формирование документа в Единой информационной системе основано на принципе наследования информации из документов, которые оформлялись в рамках этой процедуре на предыдущих этапах. В частности, в документ о приемке попадает, в том числе информация, которая изначально указана в извещении. Однако, стоит отметить, что если при формировании первичных документов по закупке в Единой информационной системе заказчиком была допущена какая-то ошибка, то эта ошибка может подтянуться в универсальный передаточный документ, формируемый поставщиком. И да, система действительно предоставляет возможность редактирования некой части сведений, которые размещаются, некой части сведений, которые подтягиваются из первичных документов, однако не все эти сведения технически можно отредактировать. В связи с этим, если заказчик допустил ошибку, которую невозможно будет исправить, в универсальном передаточном документе появится техническая ошибка.

Следующий момент – отраслевая специфика закупок также может диктовать свои правила. Так в частности универсальный передаточный документ, который формируется при закупке любых товаров, работ и услуг, стандартизированных может отличаться от специфической продукции, в частности, от закупок лекарственных средств.

Как мы знаем, контракт может предусматривать поэтапное исполнение. В таком случае заказчику на этапе размещения информации о закупке необходимо предусмотреть наличие этапов исполнения контракта. Только в таком случае у поставщика появится техническая возможность заполнения универсального передаточного документа по каждому из этапов, которые были выделены заказчиком. В случае если этапы не были предусмотрены, тогда информация о приемке заполняется по одному этапу. Однако допускается частичная поставка, частичная приемка, даже в том случае если этапов отдельных в контракте не было выделено.

Обратите внимание, что часть информации, как я и говорила ранее, технически не корректируются. Так в частности в случаях, когда заказчик закупает лекарственные препараты страна происхождения товара и страна регистрации производителя указывается в соответствии с теми сведениями, которые указаны в отношении препарата в ЕСКЛП, соответственно поля, указанной информации подтягиваются автоматически и не могут быть отредактированы в ручном режиме.

Еще одним моментом является и то, что на этапе формирования универсального передаточного документа к нему можно приложить еще любые иные документы о приемке, которой предусмотрены контрактом. В текущей версии Единой информационной системе есть еще две особенности, которые тоже стоит отметить. Это, во-первых, то, что отсутствует возможность работы с первичными учетными документами и корректировочными учетными документами к ним в части исполнения контракта, при которых предусмотрено не только выполнение работ, но и поставка товаров, необходимых для выполнения данных работ. Это относится к тому случаю, когда товары не указаны в структурированном виде, а прилагаются отдельным документом-вложением. И второй момент. В случае, когда информация о грузоотправителей и грузополучателей отличается от поставщика и заказчика, данные сведения может вносить только поставщик.

При формировании универсальных передаточных документов уже встречались некоторые сложности, поэтому обращайте внимание. В случае если возникает какая-то проблема подобного рода, обязательно обращайтесь в техническую поддержку Единой информационной системы.

В настоящее время в 44-м Федеральном законе отсутствует положение, регулирующее процедуру электронного актирования. Однако Министерством финансов подготовлен оптимизационный пакет поправок в положение 44-го Федерального закона. Предусмотрено, что электронный документ о приемке оформляется в случае, если заказчик проводит электронную закупку как открытую, так и в закрытой форме. Таким образом, по бумажным закупкам, в том числе и по закупкам малого объема формирование документов о приемке в электронной форме в настоящее время не предусматривается. Документ о приемке обязательно должен содержать информацию о стране происхождения товара, в том числе, в том случае, если товар поставляется вместе с закупаемыми работами или услугами. Механизм выглядит следующим образом. Поставщик в кабинете Единой информационной системы формирует документ о приемке, который направляет средствами ЕИС заказчику. Заказчик в течение 10 рабочих дней рассматривает данный документ, принимает товар, и соответственно либо подписывает документ о приемке или формирует мотивированный отказ. Если бы сформирован мотивированный отказ - поставщик должен его обработать также в течение 10 рабочих дней. Таким образом, появляются сроки, регламентирующие процедуру электронного актирования.

Перед тем как работать с электронными документами о приемке, рекомендуем ознакомиться с технической документацией, которая размещена в Единой информационной системе во вкладке «Документы» - это материалы для работы с ЕИС. Здесь содержатся необходимые инструкции и видеоролики по электронному актированию. Отдельно хочется отметить, что процедуру электронного актирования впоследствии могут распространить и на практику закупок по 223-му Федеральному закону. Однако в рамках 223-го Закона предполагается, что это будет правом сторон на подписание электронного документа о приемке. Что касается 44-го Федерального закона, то проект, который был внесен Министерством финансов, предполагает, что электронное актирование должно будет появиться уже в этом году, а обязанность его применения должна появиться с 21 года.

На этом, коллеги у меня сегодня все. Большое спасибо за внимание. Напоминаю, что все материалы, которые рассматриваются в рубрике «Просто о сложном» вы можете увидеть на страницах «Вестника института госзакупок». Следующее издание выйдет в начале июля. На страницах вестника также содержится большое количество полезной и важной информации для специалистов в сфере закупок, поэтому рекомендуем подписаться. Также мы будем рады видеть вас на наших обучающих мероприятиях, с программой и графиком которых можно ознакомиться на нашем сайте. Ну а если вам понравилось это видео, то ставьте лайк, не забывайте нажать на колокольчик для того, чтобы не пропустить следующее видео. Большое спасибо вам за внимание. До новых встреч.