Перечень необходимых документов отличается в зависимости от вида закупки и закона, по которому она проводится, а также от требований заказчика. Заявка может состоять из двух частей, при этом первая часть должна включать документы, которые содержат конкретные характеристики поставляемого товара. 

Вторая часть заявки содержит декларацию соответствия требованиям законодательства и декларацию о принадлежности к субъектам малого предпринимательства. При участии в закупках, проводимых по 44-ому Федеральному закону, эти документы вам не нужно готовить самостоятельно, так как они формируются программно-аппаратными средствами электронных площадок. Также Ваша заявка может содержать решение о крупных сделках, справки об отсутствии задолженности по налогам, копии лицензий, выписки из реестра саморегулируемых организаций и другие документы.

Независимо от способа госзакупки или закона, по которому проводится тендер, заказчик обязан четко указать какие сведения и документы вам необходимо включить в состав заявки. При этом практически любая документация содержит образцы и рекомендуемые формы таких документов.

При участии в аукционе по 44-ому Федеральному закону заявка состоит из двух частей. Обе  части заявки подаются одновременно, но доступ ко второй части вашей заявки, в которой содержится информация о вашей компании, электронная площадка открывает только после окончания торгов. То есть до момента подведения итогов электронного аукциона ни заказчик, ни другие участники не знают кто конкретно подал заявку.

Таким образом обеспечивается конфиденциальность тендеров. В данном случае электронная площадка выступает третьей стороной между вами и заказчиком. Содержание первой части заявки на участие в аукционе зависит от предмета контракта. Большинство ошибок участники закупок допускают при подготовке именно первой части заявки. В свою очередь любая ошибка является причиной отклонения заявки.

Рассмотрим несколько вариантов документов, которые необходимо предоставить в первой части заявки. Участник предоставляет разные документы в зависимости от предмета закупки. Первый вариант - контракт на поставку товара. В этом случае вам необходимо дать согласие на поставку и указать конкретные показатели поставляемого товара. Исключением являются строительные тендеры, по которым с июля 2019 года в первой части заявки достаточно только согласия и при условии, что заказчик разместил проектную документацию. Об особенностях участия в строительных тендерах смотрите отдельный обзор.

Второй вариант, если вы заключается контракт на выполнение работ или оказание услуг с приобретением и поставкой товара или материалов, которые используются в ходе выполнения работ. В этом случае вам необходимо в первой части дать согласие на выполнение работ или оказание услуг и указать конкретные характеристики поставляемых товаров, используемых при выполнении работ.

Если тендер проводится только на выполнение работ или оказание услуг и при этом поставка товара не производится или используется материалы заказчика, вам достаточно в первой части заявки в подтвердить свое согласие на участие. Обратите особое внимание на описание характеристик товара и материалов. Их значения должны соответствовать предельным величинам, установленным в документации и техническом задании. Если вы поставляете эквивалент, то есть товар другой марки или производителя, его значение и характеристики должны соответствовать требованиям заказчика. В первую часть заявки вы можете включить фото или изображение товара.

После окончания приема заявок заказчик принимает решение о допуске к участию в аукционе всех заявок. Сроки рассмотрения заявок указываются в извещении и по закону составляют не более трех рабочих дней для электронных аукционов и не более пяти рабочих дней для конкурса.

В июле 2019 года вступили в силу изменения, согласно которым до одного рабочего дня сократились сроки рассмотрения заявок по всем аукционом с начальной максимальной ценой до 300 миллионов рублей. Для строительных тендеров это сумма составляет 2 миллиарда.

В протоколе рассмотрения первых частей заявок при проведении электронного аукциона вы можете увидеть общее количество поданных заявок и информацию о допуске каждой из них. Таким образом до аукциона будет известно сколько конкурентов смогут принять участие в торгах.

Теперь остановимся более подробно на документах, которые необходимо включить во вторую часть заявки. Декларация соответствия - это обязательный документ, который должен быть во второй части заявки. Как мы отметили ранние ее не нужно готовить. При участии в закупках по 44-ому Федеральному закону это декларация формируется с помощью программно-аппаратных средств электронной площадки. Декларация подтверждает, что компания не ликвидируется, компания не приостановила деятельность, нет недоимок по налогам, сборам, задолженности в бюджете Российской Федерации 25% балансовой стоимости, отсутствует судимость по экономическим преступлениям у руководителя и главного бухгалтера, членов исполнительного органа, отсутствие конфликта интересов, под которым понимается наличие родственных связей заказчика и участника закупки, компания не должна является офшорной.

Заказчик вправе провести проверку декларируемых вами сведений до подведения итогов тендера. Декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства также при участии в закупках по 44-ому Федеральному закону формируется с помощью программно-аппаратных средств электронной площадки. Она нужна в случае, если документацией закупки установлены ограничения или преимущества участия только малых и средних предприятий. Согласно действующего законодательства участник такой закупки должен подать декларацию о том, что он относится к этой категории бизнеса. Основные критерии отнесения к субъектам малого предпринимательства - это численность до 100 человек и выручка до 800 миллионов в год.  Лицензии МЧС, ФСБ, МВД и других ведомств необходимы в случае заключение контракта на выполнение работ по лицензируемые виды деятельности. Выписка из реестра саморегулируемых организаций потребуется при участии в некоторых строительных тендерах на сумму свыше 3 миллионов рублей.

Документы, которые подтверждают соответствие поставляемого вами товара требованиям, если они установлены законом и если это предусмотрено документацией. Это могут быть сертификаты о стране происхождения и другие документы. Для закупок проводимых по 223-ому Федеральному закону нет обязательного перечня декларируемых требований. Наличие и формат подтверждение определяют заказчики. В составе документации вы найдете формы документов, которые необходимо заполнить и предоставить в заявке. Обратите внимание, что при участии в закупках по 223-ому Федеральному закону заказчик может потребовать предоставить справку из налоговой инспекции о том, что у вашей компании нет задолженности по налогам. Чтобы получить оригинал такой справки иногда требуется не менее 10 дней. В следующем видео расскажем о финансовом обеспечении закупок.