Проверка поставщиков. Для того чтобы делать проверку поставщиков, нужно сначала определиться, зачем мы их делаем. Чтоб определиться, зачем мы делаем проверку поставщиков, мы, соответственно, оцениваем риски – то, о чем мы говорили. И чтобы определиться, во-первых, зачем мы делаем проверку, и, во-вторых, какую проверку мы будем делать, будет зависеть от того, насколько рискованная данная сделка для нашей компании. Безусловно финансовые риски, которые зависят от суммы сделки, либо, например, не такая большая сумма, но все-таки большая, но предоплата, риски, связанные с конфиденциальностью, т.е. потеря каких-то данных нашей компании либо использование личной информации, и прочие риски, у каждой компании они, наверное, свои.

Мы оцениваем риски – я не говорю про финансовые, там есть некий порог по суммам и т.д., а всякие прочие риски мы оцениваем в виде такой таблички, которую заполняет у нас заявитель, т.е. бизнес, и он отвечает на вопрос элементарно «да», «нет», чтобы он понимал. Там указаны возможные те же самые риски конфиденциальности. Здесь перечислены некоторые специфичные риски для нашей компании, т.е. отчеты о нежелательных явлениях и т.д., о передаче через границу, о передаче данных, все, что связано с потерей информации или потерей точности информации – что тоже риск для нас.

Соответственно, уровня проверки у нас в компании два – базовая и усиленная проверка – и делится все достаточно просто. Если хотя бы один ответ в предыдущей табличке был «да», значит, у нас будет усиленная проверка. Если нет, то базовая проверка, но, опять же повторюсь, мы делаем ее не для всех поставщиков, а там, где мы считаем, что это нужно.

Базовая проверка заключается – в первую очередь это обоснование выбора поставщика. Базовую проверку делают только бизнес. Мы просим заявителя объяснить нам, почему он выбрал этого поставщика. Может быть, был тендер, может быть, кто-то посоветовал, может быть, нашел в Интернете – нам как закупкам хотелось бы это понимать, т.е. мама сказала или друг сказал, или все-таки я подумал, были хорошие рекомендации и т.д. Оценка рынка в данном случае тоже подразумевается достаточно элементарная, т.е. мы хотим, чтобы сотрудник, который приводит к нам поставщика, открыл Интернет и почитал хотя бы по диагональные, что об этом поставщики есть. Хотя бы поинтересовался, если он его приводит и рекомендует в компанию. И финансовая информация – достаточно примитивный анализ. Мы пользуемся Интерфаксом. Я чуть позже покажу, как мы это делаем, если вы с Интерфаксом не работаете.

Усиленная проверка – первые три части, которые были в базовой, повторяются, все остальные виды проверки, они опционные, зависят от того, на сколько нам нужно для данной конкретной сделки. То есть к финансовой информации добавляется финансовый анализ, опять же если нужен – для некоторых сделок он очень нужен, иногда мы это опускаем. Нормативные требования – это, соответственно, например, лицензии для каких-то сделок нам нужно проверить, насколько они есть или нет. Информационная безопасность – как я сказала, это нам помогает делать наш отдел бизнес технологий, т.е. если мы даем доступ поставщику к нашим системам и т.д., мы проверяем, насколько это безопасно для нас. Аудит площадки, если нужно – для каких-то очень нужно, но достаточно редко, т.е. это там, где производственные мощности или склады, там мы проверяем.

Также мы проверяем разные прочие требования, например, температурные режимы. Например, всем известную вакцину мы будем перевозить, нужен специальный температурный режим, будем проверять и транспорт, и склад, соответственно, насколько они могут поддерживать необходимый температурный режим. Страхование. И некий у нас особенный момент – это порядок урегулирования вопросов. Мы не идем в суд. За весь мой опыт работы – 15 лет – в компании «Pfizer» мы ни разу не судились с нашими партнерами, но мы на берегу пытаемся договориться, как мы будем урегулировать вопросы. То есть мы стараемся избежать такой ситуации, когда мы заключаем сделку с каким-то ответственным лицом от компании – с икаунт менеджером, например, и когда возникает какой-то вопрос, мы не знаем, куда нам идти – мы не знаем генерального директора, мы не знаем главную компанию, – и для этого существует этот пункт, где мы прописываем все, каким образом мы будем взаимодействовать в случае каких-либо проблем.

Так выглядит отчеты, которые мы получаем из Интерфакса. Он достаточно удобный, мы видим все суммы. Я показала тут пятилетний отчет, пятилетней давности, чтобы не было никакого разглашение информации, хотя это доступная информация. Как вы видите, они показывают разные уровни, т.е. риск и разные уровни, индексы. Индекс должной осмотрительности, финансовые и т.д. И потом пишут нам, какой у них фактор риска. И наш сотрудник отдела закупок потом комментирует обязательно по указанным рискам, насколько для нас это существенно, т.е. если указан какой-то риск, это не значит, что мы не будем работать, мы смотрим. Здесь указан риск, что адрес указан как массовая регистрация. Мы пишем, что да, все хорошо, это бизнес-центр, там действительно массовая регистрация, и здесь нет ничего плохого.

Здесь указаны прочие риски, например, для «Делойта», для такого большого агентства, большой компании консалтинговой все равно написано, например, что у компании отсутствует собственный капитал, но в данном случае мы тоже поясняем это тем, что все хорошо, у них есть материнская компания, где собственный капитал существует. Здесь то же самое, был указан риск как достаточно средний, не низкий. Несмотря на то, что это «Прайсвотерхаускуперс», риск указан то же самое с адресом, некоторые вопросы были к отрицательным суммам их оборотов и прибыли и проблемы с телефоном.

По поводу рисков все, перейдем к контролю. Инструменты контроля, которые в нашей компании существуют. Это Health Check так называемый, т.е. это самоконтроль. Чуть позже покажу инструмент, который мы используем. Здесь вопрос идет о самостоятельной оценке. Самостоятельно я имею ввиду, что эта оценка, производимая бизнесом, не отделом закупок. 360° – это как раз к теме развития поставщиков, т.е. нам всегда важно, что поставщик думает, как он себя чувствует, есть ли у него какие-то вопросы к нам. Потому что, возможно, сделка по каким-то причинам не работает, нам бизнес говорит плохой поставщик, мы идем к поставщику, а оказывается, он-то готов, но мы ему не отвечаем, не даем обратную связь вовремя и т.д. Квартальные встречи безусловно и мониторинг финансовой информации в Интерфакс – то, что я перед этим показала.

Так выглядит у нас форма самоконтроля. Я могу прислать, есть в переведенном варианте. Я прошу прощения, что на английском языке. Потому что я хотела максимум. Мы естественно отправляем – в зависимости от того, что за поставщик – на русском языке и здесь обычные вопросы. Довольны – недовольные, сроки, качество, общение – все, что можно спросить, здесь есть. Мы каждый раз сокращаем. Если только один человек работал с этим поставщиком, т.е. один отдел, то, соответственно, он это заполняет. Если половина компании работала с этим поставщиком, то это Monkey Survey, который мы отправляем, и потом смотрим результаты удовлетворенности работой по тому, что мы получили, сразу с вводной информацией ото всех.

360° – это тот же самый обзор, но мы его отправляем поставщику. Поставщик то же самое отвечает, как я сказала, на вопросы, насколько он удовлетворен сотрудничеством с нашей компанией, и мы можем понимать, что именно мы можем улучшить во взаимодействие. Там есть ответы «да», «нет», «не знаю», но есть ответы и свободные, где поставщик может писать нам некоторые пожелания, что можно было бы улучшить. Иногда они даже нам пишут очень хорошие рекомендации по тому, как можно поменять техническое задание, для того чтобы сэкономить. То есть, грубо говоря, например, там сделайте то же самое, но без уголочков, если мы говорим про печать, и т.д., вам будет это значительно дешевле. И поставщик с удовольствием нам об этом сообщает.

Требования контроля. Я вчера у Кирилла спрашивала, каким образом поставщики идут уровень 1-й и 2-й. У нас уровни поставщиков делаются в зависимости от рисков, и в зависимости от уровня поставщиков, мы определяем, какой именно вид или какой инструмент из тех, которые я перечислила, мы будем использовать. Соответственно, сейчас я покажу, как мы это определяем. У нас есть такая excel-табличка. Это уже делает менеджер по закупкам, т.е. либо специалист по закупкам.

Он указывает здесь циферки от 1 до 5, он умеет это делать, это достаточно быстро делается. Финансовые факторы – всем понятно. Факторы риска – это то, о чем мы говорили. Может ли поставщик сбежать от нас, сможет ли он уйти к конкуренту, есть ли у нас запасной поставщик – мы все это оцениваем. И, кроме того, оцениваем возможности – это очень важно, то как раз, о чем мы говорили. Сможем ли мы ожидать от этого поставщика нечто большего в будущем и расширить наше сотрудничество, в том числе на другие категории либо увеличить объемы с поставщиком.

Получаем расчет на оценку. Тоже могу поделиться этим инструментом, если это вдруг интересно и важно. И, соответственно, производим необходимые действия. Я здесь выделила красным один из уровней. Третий уровень – это самый низкий, где практически ничего не требуется, но в праве сотрудник отдела закупок оценить риск как другой самостоятельно, т.е. и поднять его – не третий, а я считаю, что здесь второй, по каким-то причинам, и, соответственно, ничто не мешает делать прочие элементы проверки.

Собственно, все.