Новые налоговые возможности: о XV Налоговом конгрессе

13–14 мая 2021 г. в Hilton Moscow Leningradskaya прошел XV Налоговый конгресс. Мероприятие собрало более 100 участников и экспертов в сфере налогов. Представительство компаний впечатляет и позволяет утверждать, что тематика Конгресса интересует множество отраслей: от ритейла до топливно-энергетического комплекса. Можно констатировать, что восстановление компаний идет полным ходом после ковидной неопределенности.

Цифровые инструменты в учётных процессах. Михаил Мирошниченко, «Гринатом»

Я представляю общий центр обслуживания Госкорпорации «Росатом». Наш общий центр обслуживания оказывает услуги Госкорпорации по пяти основным направлениям. Это информационные технологии, бухгалтерский и налоговый учет, собственно, которые я представляю, управление персоналом, услуги в области контроллинга и экономики, и сейчас у нас также развивается новый функционал по документообороту.

Если говорить о бухгалтерском нашем центре, то, наверное, он является самым крупнейшему бухгалтерским центра в России, с численностью порядка 1000 человек. У нас на обслуживании 166 балансовых единиц, и мы работаем в основных информационных системах. Часть наших заказчиков используют SAP – это порядка 40, наверное, балансовых единиц, и еще примерно от 120 компаний, которые используют 1C:ERP.

В связи с тем, что мы используем такое количество информационных ERP-систем, а выбор их зависит от нашего заказчика, мы на него повлиять не можем, с 2017 года мы активно занимаемся роботизацией наших процессов. 2017 год, наверное, для развития нашего Центра достаточно знаковая дата, потому что именно в этом году мы подошли, наверное, к какому-то итогу оптимизации наших процессов с помощью использования инструментов бережливого производство.

В «Росатоме» есть такая производственная система, она существует во многих холдинговых компаниях, с помощью которой внутренние процессы оптимизируются. Собственно, аналогично оптимизируются процессы вспомогательных функций, в том числе бухгалтерская функция ОЦО. И с помощью каких-то таких, скажем так, оптимизационных инструментов мы подошли к пределу, когда у нас уже была выстроена процессная модель, по бухгалтерскому и налоговому учету которая включает себя порядка, наверное, 900 процессов. И к ней также была создана матрица контрольных процедур, наша система внутреннего контроля внутренних финансовых операций, которая на тот момент, да, наверное, и сейчас она включает в себя, наверное, порядка 1000 контрольных процедур. И на этом этапе мы подошли к тому этапу, когда, кроме как с помощью цифровых инструментов, дальше повышать свою эффективность для заказчика больше никак мы не могли.

Для начала, наверное, я немножко отвлекусь, скажу вкратце, что такое робот. Это такой программный инструмент, который имитирует действия пользователя в информационных системах. Наш бухгалтер, помимо использования основных наших информационных систем 1C и SAP, он помимо этого работает с системой электронного архива, он должен работать с системой, через которую к нам поступают запросы заказчика – у нас есть система СУИТ. И в этих системах он должен, помимо аналитической какой-то работы, выполнять какую-то часть транзакционных действий алгоритмизированных, от которых с помощью робота можно его освободить. Кроме того, мы, вне зависимости от физической нагрузки на бухгалтера, с помощью роботов можем эти процессы запускать в любое удобное и необходимое с точки зрения наших графиков работы для нас время.

Для роботизации в мире существует несколько платформ. Самые известные из них это «UiPath», «Automation Anywhere», «Blue Prism» и т.д. Изначально мы работали на платформе «UiPath», а к 2020 году мы подошли к тому, что мы решили все-таки использовать и создать собственную платформу для роботизации.

Не нужно, наверное, думать о том, что роботизация связана со зрелостью IT. Подход к роботизации, он в первую связан со зрелостью бизнес-процессов компании. И в компании должно прийти понимание, для чего мы роботизируем эти процессы. Для нас, как для ОЦО, это в первую очередь сокращение нагрузки на персонал в пиковые периоды, это работа с качеством наших процессов, это сокращение времени протекания этих процессов. И дальше на примерах я, наверное, покажу, каких роботов мы делаем.

Поэтому, наверное, на старте роботизации у нас даже был во многом, наверное, аспект, вы знаете, не на экономический эффект от роботов, а именно, наверное, аспект на снижение наших рисков. На этом слайде видно, что часть роботов, которые мы внедрили, мы внедрили, сделали сервисные процессы для наших бухгалтеров, как, например, мониторинг срочных отпусков и увольнений. Потому что есть определенные сроки в соответствии с законодательством, когда сотруднику должны быть выплачены отпускные, и если они не выплачиваются, соответственно, наступают финансовые санкции. Они, конечно, не очень большие, но неприятные.

Поскольку все-таки работа Центра нацелен на эффективность, нагрузка на наших бухгалтеров достаточно большая. Например, норматив у бухгалтера по учету расчетов с персоналом по оплате труда составляет 1640-1650 сотрудников на одного расчетчика, т.е. это достаточно большой объем. Соответственно, мониторить ему срочность отпусков времени у него нет, поэтому робот ему направляет отчет, что сегодня нужно рассчитать такие, такие отпуска, т.е. он автоматически может дальше запустить этот процесс.

Также, например, для бухгалтерского учета у нас есть нормативы по отражения операций в учете по тем документам, которые нам предоставляет заказчик. Соответственно, мы их называем сделками, те документы, которые поступают к нам для отражения в учете, в течение суток они должны быть отражены, после того как заказчик их разместил в системе электронного архива. Соответственно, наши руководители ведут контроль с помощью робота, который направляет им отчет о том, какое количество сделок у их подразделения находится в работе.

В целом за 4 года мы достигли эффекта порядка 60 FTE по роботам, это при нашей общей численности 950 человек. Это достаточно неплохой показатель, даже по мировым рамкам. Потому что мы на конференции встречались с коллегами из «Deutsche Telekom», из «Таталя», и они достигают примерно таких же показателей.

Как идет выбор процессов? Здесь, наверное, я опять вернусь к тому, что мы создали в свое время процессную модель, и по бухгалтерскому и налоговому учету у нас было порядка 900 процессов. Также со своей стороны мы на тот момент понимали количество трудозатрат на эти процессы, т.е. она примерно соответствовало численности нашего Центра, и дальше мы анализировали каждый процесс на предмет его возможности автоматизации с помощью информационных систем, которые мы используем. И там, где мы натыкались на то, что информационная система не может нам помочь и не может нам ничего сделать, мы принимали решение о том, что этот процесс будет роботизироваться.

Кроме того, мы понимали, что процесс должен быть алгоритмизированным, т.е. должен быть четкий алгоритм его выполнения, не должен требовать выполнения каких-то аналитических функций, не должно быть процесса принятия решений в этом процессе, и, соответственно, должен быть стык до двух или более информационных систем, которые используются сотрудником. Далее, соответственно, мы принимаем решение с точки зрения оценки экономического эффекта. Экономический эффект, он, соответственно, получается из тех трудозатрат, которые мы потратим на разработку робота, и из тех трудозатрат, которые он позволит нам сократить, по нашей оценке, с точки зрения его внедрения, с точки зрения скорости протекания процессов, после того как робот будет внедрен.

Как происходит внедрение? Соответственно, в 2017 году у нас было создано отдельное подразделение по разработке роботов и в него, помимо специалистов IT, у нас вошло очень много наших сотрудников, именно нашего центра, выходцев из рядовых бухгалтеров, которые перешли в отдел аналитики. И мы отбирали таких людей, которые из простых бухгалтеров превратились в аналитиков бизнес-процессов, и их роль в создании роботизации наших процессов, она является основной.

Потому что на этом слайде вы можете видеть, что генерация предложений происходит совместно отделом аналитики и учетным управлением нашего Центра. Оценка эффекта также осуществляется специалистами отдела аналитики и учетными управлением нашего Центра. Только на этапе разработки и на этапе тестирования уже подключаются непосредственно IT-специалисты, программисты, и всеми остальными вопросами масштабирования и, на самом деле, даже поддержка, также она находится под кураторством отдела аналитики.

И я хотел привести пару примеров наших роботов. Этот робот – это робот в системе SAP. Он нацелен на то, что в SAP есть операция выравнивания. Частично она автоматизирована по тем договорам, которые содержат достаточно простые условия оплаты. Но мы не можем бизнесу диктовать свои условия, есть контракты с различными условиями платежей, поэтому по тем операциям, по которым мы не смогли настроить автоматическое выравнивание, мы сделали робота, который контролирует не выровненные позиции в SAP. Это привело к тому, что мы теперь можем выполнять эти операции ежедневно для заказчиков.

И, в свою очередь, это нам помогло внедрить еще одного робота – по формированию актов сверки. Потому что ранее при поступлении запросов в межотчетные периоды на формирование актов сверки нам приходилось сначала проверять, выровнены ли позиции по этому контрагенту и после этого приступать уже к формированию акта. А теперь сначала у нас работает робот, который сигнализирует нам о том, что мы ежедневно выполнили выравнивание, и после запуска регламентной процедуры выравнивания другой робот, при наличии запроса, может сформировать акт сверки.

И с точки зрения налогов и, наверное, самый наш известный робот. Не только, я думаю, мы его внедрили, но и многие другие компании. Это роботов по формированию справке 2-НДФЛ. Потому что она, как пример, наверное, является достаточно стандартным документом, достаточно массовым документом, а я напомню, что у нас порядка 170 000 сотрудников, и в год у нас порядка 75 000 запросов поступает на формирование этой справки.

Помимо того, что мы смогли сократить сроки формирования этой справки, т.е. раньше у нас стандартный запрос на формирование справки, он, наверное, составлял, если память не изменяет, три дня до внедрения робота. Сейчас справка формируется в день обращения, направляется на предприятие заказчика и дальше уже срок выдачи ее сотруднику зависит от того, как лицо, ответственное за подписание этой справки, ее подпишет.

И теперь немножко я расскажу о том, как это связано с налоговым мониторингом. К проекту внедрения налогового мониторинга мы приступили в 2018 году, и на сегодняшний день мы перевели из 160 балансовых единиц 2 наши основные, самые крупные компании. Это «Атомэнергопром» и «Концерн Росэнергоатом». «Концерн Росэнергоатом» – это наш самый крупнейший заказчик. Это порядка, наверное, 20% всех объёмов нашего ОЦО.

Соответственно, на старте при оценке зрелости системы СВК ФО оценка зрелости нашей системы составила, если мне память не изменяет, порядка 60 баллов. Для того чтобы внедрить налоговый мониторинг, решение, которое схематично представлено здесь на слайде. До этого фактически мы работали, принцип нашей отправки налоговой декларации, он не изменился, процесс. Фактически данные формируются в ERP-системе, фактически там формировалась налоговая декларация. Далее по участникам КГН группа по обработке КГН ее обрабатывала, формировала единую декларацию, и через СКБ «Контур» наши сотрудники ОЦО отправляли декларацию, и также продолжают ее направлять, в налоговые органы.

Что изменилось? На базе SAP S/4HANA у нас появилась система по срезу данных SAP Tax Compliance, куда у нас выгружается срез данных из ERP-систем. Как это повлияло на наши процессы? На данном этапе у нас еще, конечно, у нас первый год, он достаточно пробный, и мы усилили контроль за срезом данных, который перетекает в эту систему. Нам пока практически приходится вручную проверяют работу алгоритма, которые у нас были при внедрении. Нам также сейчас пришлось внедрить дополнительный контроль за теми документами, которые наши заказчики выкладывают в нашу систему электронного архива ЕОСДО. Я сейчас чуть позже об этом скажу.

Но, с другой стороны, главный плюс, которого мы достигли, у нас примерно на 36% по этим компаниям сократились трудозатраты на сопровождение налоговых проверок, т.е. за счет того, что мы предоставили в SAP. Да, еще один элемент SAP FIORI – это инструмент, с помощью которого налоговый орган может заходить в нашу систему SAP и смотреть уже на срезе практически все данные, которые есть у нас в регистрах, и первичные документы, которые к этим регистрам приложены.

Также с точки зрения изменения, т.е. у нас в ОЦО к нам добавился бизнес-процесс по работе с контрольными соотношениями. Соответственно, мы работаем, перед тем как выложить данные в SAP Tax Compliance мы проверяем контрольные соотношения внутридокументные – внутри при формировании деклараций – и междокументные. Соответственно, здесь у нас контроль выведен на этап проведения первичного документа в учетной системе, т.е. тот момент, когда размещается сделка. У нас бухгалтер контролирует то, что в нем заполнены все необходимые регистры, и в соответствии с этими регистрами он лег в ту часть ERP, в которой он должен быть, для того чтобы попасть в соответствующую строку налоговой декларации.

Для этого нам пришлось доработать наши IT-системы, для того чтобы у нас появилась такая статистика. Во-первых, у нас в ЕОСДО, как я уже сказал, уже возник контроль за комплектностью документов, которые прилагаются к сделкам для отражения в учете в бухгалтерском и в налоговом. И в нашей системе отработки запросов мы также создали инструмент, когда выполняются контрольные процедуры, сотрудник также формирует определенный запрос, который попадает в отчет по выполнению контрольных процедур. Для того чтобы подтвердить факт исполнения контрольной процедуры в виде отчета, который мы потом сможем предоставить налоговому органу.

Что дальше? А дальше, уже исходя из тех изменений, которые будут происходить у нас, с нашей стороны мы планируем внедрить блок в SAP дополнительный – SAP GRC, в котором, соответственно, будет содержаться вся необходимая регламентная и нормативная документация, который, в свою очередь, будет также связан с другими блоками SAP, в частности с монитором закрытия финансового периода, который также мы сможем автоматически отслеживать выполнение контрольных процедур с его помощью. В него, соответственно, также будут попадать отчеты по оценке, по тестированию контрольных процедур, отчеты по результатам выполнения контрольных процедур. И, соответственно, он будет интегрирован с хранилищем проектной документации, которое используется для проведения автоматических контрольных процедур.

Наверное, у меня на этом все. Готов ответить на вопросы. Если честно, коллеги, мне достаточно тяжело выступает в такой аудитории, потому что обычно я присутствую на наших таких отраслевых индустриальных совещаниях с коллегами из общих центров обслуживания.  А здесь, я так понимаю, в основном сотрудники, которые занимаются налогами. Они, наверное, все-таки ближе к юристам, чем к бухгалтерам. И, как сказал, Антон, да, не отдавайте налоги в бухгалтерию. Я бы немножко прокомментировал, что не отдавайте в транзакционную бухгалтерию налоги. Потому что налогами, действительно, должны заниматься те люди, которые занимаются налоговой методологией и оценкой рисков, а не ведением транзакционного учета. Наша задача все-таки подготовка отчетов и их автоматизация.

Автоматизация – это ключ к эффективности, поэтому все к этому идет, и чем больше роботов, тем эффективнее мы работаем. Одна надежда, чтобы роботы не научились все-таки налоговому праву, аналитике… Нам хочется пока еще поработать, пока немножко.

Нет, вы знаете, я думаю, что этого не произойдет. Здесь это будущее, она все-таки пока еще достаточно далеко. Потому что, как я сказал, когда мы оценивали нашу модель общего центра обслуживания, примерно нас 900 человек, 900 процессов, мы для себя определили, что на ближайшие 5 лет мы сможем роботизировать и достичь эффекта не более, чем на 150 FTE. Поэтому пока сохраняется.

Да. Михаил, спасибо большое! Мы двигаемся дальше.