Развитие поставщиков под стандарты компании: цифровое взаимодействие: Фиоктистова Евгения, НОВАРТИС

Меня зовут Евгения Фиоктистова, менеджер по стратегическим закупкам, кластер Россия и Польша, компания «Novartis».

Давайте познакомимся, расскажу немного о себе. Собственно, почему я здесь. Потому что я уже 15 лет работаю в Фарме с перерывом на 1 год, когда мне удалось поработать в российском холдинге «Вертолеты России», поэтому я знаю страшное слово «юкоз» и красивое словосочетание «область рулевого винта». Я 6 лет в закупках с перерывом как раз на год в «Вертолетах России». И специализируюсь на категорийном менеджменте и выстраивании и оптимизации закупочных процессов и процедур в компании.

Немного лично о себе. Я читаю около 100 книг в год – это мое хобби. Обычно в этот момент меня просят что-то порекомендовать, я подготовилась и поэтому рекомендую вам «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кои – наша «Библия». Бег и йога – это мое хобби. К сожалению, с бегом в этом году совсем все плохо из-за коронавируса, но я-таки пробежала 17 км в Суворовских карьерах. Если кто-то там не был, рекомендую, очень классное место, красиво. Бегать там – это, знаете, больше из серии стать человеком, когда ты из ямы пытаешься подняться в гору. Это классно, очень драйвово.

Бесконечно занимаюсь самообразованием – курсы, тренинги, мой работодатель всячески способствует. И, соответственно, я аккумулирую все эти свои знания, у меня есть потребность их выдавать, я еще отчасти поэтому сегодня здесь. Соответственно, я еще и с радостью принимаю все медиа, которые ко мне приходят и просят делиться опытом в закупках и собственно в бизнесе, в котором я уже 15 лет.

Немножко про моего работодателя, которого я здесь сегодня представляю. «Novartis» - это вторая в мире по величине фармацевтическая компания. Информации по ней очень много, т.к. уже нет тайминга, я эту часть пропускаю, соответственно, можете в Интернете посмотреть, портфель огромный, «Novartis» практически все категории рынка закрывает.

Это единственный слайд с цифрами, все остальное я буду проговаривать. Взяла его на форуме общественного мнения про то, что коронавирус, потому что я буду рассказывать про то, как мы диджитализировались, а коронавирус этому очень поспособствовал. Это ТОП-3 значимых событий для россиян на ровне с сочинскими Олимпийскими играми.

Теперь про то, как мы уходим постепенно в цифровое пространство. Начали мы это примерно года два назад, когда в какой-то момент мы поняли, что неэффективные абсолютно наши брифинги поставщиков личные. У нас бывают тендеры разные. Я сейчас покрываю категорию маркетинга, но у нас есть производство и все, что немаркетинговые категории. Поставщиков бывает в тендере от 2 до 15 – это в среднем, бывает, конечно, и больше, меньше двух не бывает. Соответственно, если мы посчитаем, переведем в часы, нам нужно пробрифинговать каждого поставщика, хотя бы час минимум уделить – это два рабочих дня менеджера по закупкам и внутреннего клиента с перерывом на обед. Это очень долго и нерационально.

Что мы сделали? Мы перевели этот брифинг в формат вебинаров. Как проходят наши вебинары? Я получаю бриф от моего внутреннего клиента, мы его вместе рассматриваем, потому что я подозреваю, что если я там что-то не поняла, то и поставщики могут что-то не понять. Мы это докручиваем, высылаем поставщикам и даем им примерно неделю на ознакомление с самим брифом и написание вопросов, которые они присылают мне. Я их консультирую и отправляю внутреннему заказчику, чтоб он подготовился к вебинару.

На вебинаре мы всех гьютим, т.е. у нас приходят те поставщики, мы просим их не логиниться под именем, фамилией, не писать ни в коем случае название компании. Хотя бывают тендеры с очень узким рынком, и все понимают, кто там присутствует, но для собственного спокойствия просим их не писать компании. Всех гьютим. Бывают, конечно, технические нюансы, когда не загьютились они – мною или кем-то из моих коллег, в таких случаях я прошу их не задавать вопросы и не писать вопросы в чат.

Соответственно, в течение часа или полутора вещает наш спикер – внутренний заказчик, который рассказывает о проекте, его целях, о том, что мы хотим достичь, какие у нас показатели, как мы будем отбирать поставщиков, по каким критериям, сколько мы их возьмем в этот проект, если это очень сложный проект. Дальше они задают свои вопросы, если внутренний клиент на них не ответил в течение своего брифа. Они задают свои вопросы и, соответственно, письменно в чат получают на них ответы.

Собственно, про экономию времени я сказала. Еще большой плюс этого подхода в том, что мы знаем, что наши поставщики слушают одно и то же. Они, вероятно, услышат все разное, потому что мы все разные, воспринимаем все по-разному, но по факту мы всех пробрифовали, они все находятся в одной плоскости, они все услышали заданные вопросы, которые задали они, и ответы на эти вопросы. Поэтому мы спокойно отправляем их еще на неделю дорабатывать коммерческое предложение и потом уже по необходимости, формируя шорт-лист данного тендера, мы можем с ними общаться уже и лично. При этом, как я уже сказала, порядка 15 часов личного общения мы сэкономили.

Электронная система, к которой мы пришли на два месяца раньше, чем в нашу жизнь пришел ковид. У нас до этого было много попыток перевести тендеры в электронную систему. Был даже опыт, когда мы собирали экселевские таблички, сравнивали, искали, где нам подешевле, где подороже. Это все очень неудобно, поэтому сейчас я кратко расскажу про потрясающие решение – этот инструмент SAP Ariba, который помогает, во-первых, проводить тендеры и фиксировать тендерные процедуры, он очень для этого удобен.

Что мы там делаем? Мы делаем там электронные аукционы. Мы делаем там динамичные RNP. Я об этом остановлюсь подробнее, потому что это потрясающая вещь. Также является хранителем всей информации о поставщиках компании «Novartis» по всему миру. То есть если у меня есть необходимость пойти к поставщику, допустим, не из России, а, допустим, мне нужен поставщик из Лондона, из Великобритании, я найду его по названию, их контакты хранятся в системе. Также система хранит большое количество аналитики, хранит все данные по поставщикам, по всем тендерам. Соответственно, все это выгружается, не в один, конечно, клик, но очень быстро.

У нас есть два вида тендеров. Это тендер на вхождение в пул, т.е. у нас есть пул своих поставщиков, которых мы глобально тендерим на всю группу компаний, куда входит несколько бизнесов, и к которым мы можем обращаться. Внутренний клиент – это по нашим внутренним процедурам – от 3,5 млн мы обязательно должны проводить сравнение всех поставщиков и обязательно все это делаем на площадке, т.е. у нас 100% таргет по проведению всех тендеров на данной площадке. Поставщиков там более тысячи, любое событие от закупок, если брать группу компаний, то у нас там тоже безумно много.

Электронные аукционы, вы, наверное, все с ними знакомы, там присутствуют все варианты, которые есть – и японский, и английский, т.е. вы выбираете под свой запрос и его, соответственно, в электронном виде проводите. Я, к сожалению, не могу показать вам, как классно это выглядит изнутри, потому что когда я делала это в первый раз, я делала как раз-таки…

Давайте кейс я конкретно вам расскажу. Я выбирала поставщиков на большое креатив –поставщики, которые сделают нам рекламу, которую мы потом показываем на телевидении. И у нас четыре холдинга, с которыми мы можем работать, и у каждого холдинга, у них структура одинаковая, у них у каждого есть трейдкарта на, соответственно, много специалистов, но всего 10 позиций стоимости этих специалистов в час. Соответственно, мы внесли всех поставщиков в систему, они внесли все свои изначальные ставки, потом мы запустили аукцион.

И дальше ты такой сидишь, попиваешь кофеек, у тебя 10 этих строчек, четыре поставщика, которые заходят и с периодичностью, у них есть час на то, чтобы опуститься в цене и дать максимальное предложение, они нажимают кнопочку и делают новое предложение. И ты видишь график, как поставщики уже опускаются и уже думаешь: «Давай-давай. Еще ниже. Классно. Еще ниже опускай». Это правда очень здорово, но, к сожалению, я не могу вам этого показать, потому что это внутренняя, закрытая информация компании.

Есть динамический RNP – это то, про что я хочу рассказать вам немножко подробнее. RNP – это наше предложение, когда поставщик приносит вам уже цены на заказанный товар. У нас есть еще digital-категория, в которой порядка 64 строчек и 15 поставщиков. Здесь сложно, потому что за час они не в состоянии опуститься по каждой строчке, качественно ее проработать. Динамический RNP – это когда поставщики уже сделали вам предложение по цене, но вы даете им, например, неделю или две – все в зависимости от ваших сроков и позиций, которые заложены в систему, где они начинают торговаться со своими же ценами.

То есть что они видят? Они заходят в систему, видят свой ранг по отношению к другим поставщикам для каждой позиции. Дальше при необходимости, если они хотят остаться в пуле, они всегда понимают, что цена является одним из критериев нахождения в пуле, они начинают постепенно опускаться. Соответственно, за этим мероприятием можно наблюдать неделю, можно две. Они качественно прорабатывают, у них возникают вопросы, они вам звонят, вы на них отвечаете, и все довольны.

Если в цифрах, то на втором примере, на динамическом RNP на следующий год потенциальных ценников мы сделали от 7 до 23% в зависимости от того, кого из поставщиков будем выбирать на определенные категории те, кого мы выбрали. То есть мы провели динамический RNP, зафиксировали цены, с этими ценами идем в прошлый год – они ниже по отношению к ценам 2020. Соответственно, это наша методология расчета цен на следующий год. Цены все, кстати, все тоже фиксируются в Ariba, что очень удобно, потому что создается вся история полностью.

Дальше пришел к нам ковид. Что изменилось для компании? Что изменилось для закупки? Я вам сразу скажу, что для фармацевтической компании, на самом деле, это был большой удар. Потому что основная работа – это медицинские представители, которые ходят ко врачам на личные визиты, они потеряли эту возможность. И это мероприятия, которые проводятся в офлайне – это большие конференции, где мы представляем свои препараты, представляем компанию. Соответственно, это все тоже прекратилось.

Поэтому перед закупками, перед компанией встал такой челлендж, т.е. если мы раньше потихонечку – Фарма, она, скажем, не очень шустрая в этом плане, мы все очень аккуратные, мы очень законодательством со всех сторон ограничены, то здесь у нас появилась необходимость идти в digital, т.е. здесь уже без вариантов. Если раньше что мы делали в digital? Давайте мы поменяем, пойдем в Teams? Давайте пойдем в Teams. А давайте мы вместо Excel это сделаем? Давайте сделаем. То есть сейчас все это уже не новость, это уже онлайн визиты, это онлайн конференции, онлайн мероприятия. Мы должны были это драйвить и плюс некоторые, скажем так, моменты технические, потому что нужно найти врачей, к которым мы могли бы потом в онлайне обращаться.

Это мой любимый слайд. У меня есть потрясающая пословица: кто переобулся, тот побежал. Это как раз про то, что случилось на нашем рынке. Пришла ко мне компания, которая как раз занимается организацией этих мероприятий в офлайне и говорит: «О, коллеги, смотрите, у нас такая ситуация. Все отменилось, всех посадили дома. мы не можем ничего делать. У нас сейчас у всех ковид. Давайте мы сейчас отменяем ваше мероприятие. Вы нам должны заплатить комиссию».

Мы поразмыслили и решили так, что сначала мы заплатили комиссию, для того чтобы нам организовали эти мероприятия, теперь мы еще заплатим, чтобы нам их отменили, а дальше мы пойдем и когда все это закончится… Я искренне верю, что это все закончится, потому что мне очень не хватает людей, живого общения. Я уже устала от этих говорящих голов в ноутбуке. Я счастлива, что вы здесь сегодня и я здесь сегодня с вами, хотя могла бы отвечать онлайн, да, и, наверное, чувствовала бы себя чуть более уверенно и спокойно.

Я им говорю: «Коллеги, смотрите. Мы заплатим вам в третий раз ту же комиссию за то же мероприятие. Так что давайте… Смотрите, что сейчас на рынке происходит. Ко мне приходит организатор огромного фармацевтического форума и просит у меня контакты поставщиков, которые могут организовать, перенести этот форум с офлайна в онлайн, и это можете быть вы, коллеги. Вы сейчас просите у меня рыбу, а я вам даю удочку. Если вы сейчас не переобуетесь, то уйдете с этого рынка, вы на нем не выживите».

Есть тот, кому повезло – это digital-агентства. Они поднялись, понятно, потому что к ним все повалили, потому что у них уже были возможности, и они уже были подготовлены. Если агентства по организации мероприятий не подхватили эту волну, к сожалению, да, действительно, они потеряли больше всех, это правда.

Что изменилось в коммуникациях? Так как тема моя про цифровое развитие поставщиков и про общение с ними в цифровом мире. Все осталось как прежде. Да где же моя прекрасная картинка? Она характеризует людей, с которыми я работаю, которые мои внутренние клиенты, которые всегда говорят поставщикам, что: «Ребята, все нормально, мне все нравится». Потом приходят говорят: «Женя, пожалуйста, убери этого поставщика из пула. Он глупый, без вкуса, без цвета, без запаха. Посмотри, что он нам принес».

Что делают закупки? У меня этот человечек с усами, с паром – это мой внутренний клиент, который очень недоволен тем, что принес ему этот товарищ креативный, потому что товарищ с паром не захотел нормально объяснить поставщику, что он хочет, а поставщик сказал: «У вас жесткий дедлайн, маленький бюджет. И что за дурацкий бриф вы мне принесли? Из него ничего непонятно». Менеджер по закупкам, в понимании моего работодателя и в моем понимании – это как раз та синергия, которую мы выстраиваем между заказчиком и между поставщиком. Как это происходит – в офлайн или в онлайн, без разницы, то же самое.

То есть сейчас что мы делаем? Сейчас ко мне приходит недовольный клиент, я собираю с него обратную связь. Я возвращаю с ним обратную связь поставщику, мы проходим с ним по всем пунктам, структурируем обратную связь, разрабатываем с ним некий план по улучшению поставки его продукта или сервиса – что он поставляет. Дальше мы организуем встречу в программе Teams. Мы ушли из Скайп Бизнеса в Teams – это очень удобно. В Teams можно одновременно митить от 2000 человек, это проверено на практике.

Мы встречаемся, подключаем камеры, чтобы все друг друга видели, чтобы создать некое живое общение, которого не хватает. Оно, на самом деле очень помогает. Дальше поставщик, естественно посыпая голову пеплом, рассказывает заказчику, как он будет исправляться. Когда заказчик подтверждает: «Ребят, все нормально, мне все нравится. Вы классно придумали. Давайте», через месяц мы с ними встречаемся и обсуждаем, насколько они оптимизировали все эти процессы.

Я думаю, что вы все понимаете, что ничего не изменилось, просто мы теперь встречаемся этими говорящими головами и ноутбуком.

И что ценно? Здесь я, знаете, посоветую еще одну кину, потому что я очень хорошо сегодня подготовилась. Книга называется «Экономика впечатлений». Если раньше мы считали, что… Это не я придумала, это из книги. Если мы ждали, что поставщик принесет классный сервис или продукт по приемлемым ценам в рамках рынка и за классные сроки, то в какой-то момент нам стало этого мало. Мы захотели, чтоб продукт давал еще и впечатления, и, соответственно, мы этого ждали от поставщиков. Но теперь, и этому очень поспособствовал ковид, мы с вами не плавно перешли, а мы с вами прыгнули в эру трансформаций. И если поставщик не приносит вам никаких трансформаций, то грош цена такому поставщику.

Например, давайте из жизни. Приходит к нам наш поставщик и говорит: «Ребята, классно, вы будете участвовать на форуме, мы вам предлагаем – давайте поставим пустой стенд». Мы говорим: «В смысле пустой стенд?» Он говорят: «Три стены – две по бокам и одну сзади». Мы говорим: «Кто к нам придет на такой стенд? Какой врач придет на такой стенд?» Он говорит: «Мы посадим человека с VR-очками и создадим вам виртуальную реальность, в которой можно будет…» Врач начнет погружаться. Тут есть определенные нюансы: это не больше 5 минут. Да, пожалуй, это единственный нюанс, что не больше 5 минут, потому что пока мозг виртуальную реальность, она еще не дошла до такого уровня, чтобы наш мозг ее 100% считывал за реальные объекты.

Мы говорим: «Слушайте, классно. Это кто-то делал?» - «Нет, из Фармы это еще никто не делал». И мы ставим на большом, очень крутом форуме три белых стены – двухдневный форум – и сажаем туда человека с VR-очками. Поставщик пишет нам крутую реальность. Я вам хочу еще сказать, виртуальная реальность, он почему крута? Потому что помимо того, что мы знаем, кто к нам пришел, потому что это все считывается виртуальной реальностью при определенных настройках, мы с вами подгружаем огромное количество информации, аналитики по поводу того, что этот человек за 5 минут успел посмотреть, что ему понравилось, что не понравилось. Это круто, потому что в офлайн мы с вами не собираем аналитику, digital – это всегда про аналитику.

И что происходит дальше? В первый день практически до конца мероприятия наш чел сидит с этими VR-очками в трех белых стенах, и эта чертова виртуальная реальность не работает, и к нам никто не приходит на стенд, потому что ничего не работает. Это факап огромнейший. Но на второй день, слава Богу, все случилось и за второй день к нам пришло людей – за один день к нам пришло больше людей, чем мы планировали, что нас посетит два дня. Это очень круто. Это тот риск, который мы разделили со своим поставщиком, который не побоялся, пришел к нам с этой трансформацией.

Пожалуй, на этом я свою пламенную речь заканчиваю. Спасибо вам большое, что меня послушали. Я надеюсь, что что-то полезное вам рассказала. Можете меня позвать на следующий раз. Спасибо!

Евгения, спасибо за такой эмоциональный доклад. Есть вопросы, коллеги? Пока нет? В конце зала. Сейчас микрофон вам дадут.

Евгения, спасибо, правда очень интересный доклад. Меня зовут Инна, компания. Так что я вас поддержу, фармрынок не очень активно представлен на данной конференции. У меня два вопроса. Первый вопрос: как отреагировали ваши внутренние заказчики на введение, раз вы на данный момент еще находитесь на стадии внедрения, то есть внедрили уже полностью или еще частично? Расскажите, какой статус по внедрению проекта. И второй вопрос касательно вашей категории, вполне возможно вы в курсе. Когда уже и планируется ли? Спасибо.

Спасибо большое за вопрос. Очень рада видеть коллегу из своей индустрии. По поводу внутренних клиентов, мы очень хорошо друг друга понимаем, потому что внутренние клиенты, они у нас все время противятся изменениям. И так как к системе Ariba мы шли через какие-то другие системы, то этот вопрос мне понятен. Отвечаю. Внутренние клиенты отреагировали позитивно, потому что они там не работают. Там работают только менеджеры по закупкам, которые все тендерные процедуры фиксируют именно там. Соответственно, у клиентов внутренних доступа туда нет, но для них проблемы никакой нет, они получают скрины системы, что тендер завершен с такими-то результатами. Поэтому для них ничего сильно не поменялось, они рады, что мы их партнеры.

По второму вопросу, касательно каталогов. Каталоги, что сейчас имеется в виду? Это какие-то конкретно позиции либо это именно на закупку каких-то юнитов, либо мы сейчас говорим про [23:05] для маркетинговой категории?

Про Интернет-магазин.

Про Интернет-магазин? Он у нас пока на другой платформе, как организация мероприятий. Это и командировки, бизнес-командировки, заказ канцелярии, т.е. таких он очень хорошо работает.

А вы планируете переход на ?

Мы планируем практически все наши активности перевести на , за исключением электронного документооборота, который фиксируется на… Невозможно исключительно потому что мы в России.

Понятно. Спасибо!

Спасибо! Коллеги, вопросы есть ли еще? Евгения, спасибо. Я думаю, если вопросы появятся у участников, вы сможете на них ответить. 

Спасибо большое!