Антон Шибанов, директор центра МТС: заключение контракта удаленно: есть ли подводные камни?

Антон Шибанов, директор центра МТС: заключение контракта удаленно: есть ли подводные камни?

04.01.2021

Антон Шибанов, директор центра МТС: заключение контракта удаленно: есть ли подводные камни?

Мой доклад посвящен истории того, как МТС переходил на ЭДО. Это был достаточно долгий процесс. Мы вынесли для себя очень много уроков, и я бы хотел с вами поделиться, как это было, для того чтобы вы не наступали на наши грабли и сделали все гораздо быстрее и, может быть, даже лучше.

Тема доклада, она здесь на экране. Я специально добавил знак вопроса, чтобы понять и каждый чтобы смог ответить для себя, насколько это вынужденный переход или не вынужденный. И следующий мой слайд, он показывает цели устойчивого развития. Этот слайд, он имеет некое косвенное отношение к закупкам, как часть сисар – направление, которое очень активно развивается в закупках во всем мире. В нашей стране я видел это гораздо реже, но тем не менее. Это те принципы, которые для себя приняли почти 200 стран и было принято решение на заседании ООН о том, что это те цели, которые компании должны преследовать помимо того, чтобы зарабатывать деньги и т.д.

Я думаю, что уже здесь можно увидеть несколько целей, которые очевидно близки к тому, чтобы переходить на ЭДО. То есть переход на ЭДО – это не столько вынужденная история, сколько осмысленное решение, и я бы не говорил о том, что это тоже какая-то крайность из серии, что все нужно цифровизировать. Безусловно, какие-то коммуникации цифровизировать нельзя, но тем не менее этот шаг в ЭДО – это осмысленный шаг, и не только шаг с точки зрения снижения собственных кастов, но и с точки зрения движения в целом, то, куда двигаются компании, куда двигается бизнес.

Тему ЭДО МТС для себя начал прорабатывать порядка 7-8 лет назад. У нас даже была стратегия о том, что МТС хотел бы быть на этом рынке игроком, и МТС получил лицензию оператора ЭДО. Но, к сожалению, этот бизнес не взлетел так, как мы планировали, поскольку мы видели, что это будет массовая потребность, что это новый рынок, новые ниши, и все рисовалась очень красиво. И тогда МТС принял решение разрабатывать IT-решение, для того чтобы выходить на рынок и быть оператором ЭДО помимо того, чтобы пользоваться этим в целях бизнеса.

Тогда мы считали, что у нас очень много клиентов, корпоративных клиентов, перейдет, что мы значимо снизим стоимость, поскольку тогда это пересылалось по почте или по электронной почте. И это было очень радужно. И здесь мы вынесли для себя очень, я бы сказал, дорогой урок о том, как это стоит не делать. И разработка этого решения, она заняла годы. Примерно три-четыре года мы разрабатывали, постоянно были требования, решения и т.д. Я помню эти списки о том, что у нас есть доработки, это критические доработки, это некритические, но мы очень долго не могли начать реальную работу.

И здесь с левой стороны показан наш статус на начало 2017 года о том, что мы для себя провели, и, как видно, что мы до сих пор не понимали, когда же мы начнем все-таки коммерческую эксплуатацию. И тогда мы уже для себя понимали, что, может быть, мы неправильно пошли в стратегию сделать все самим, что более правильно обратиться к действующим операторам ЭДО, они уже тогда очень активно развивались, и использовать клиентский канал. Проблема была в том, чтобы интегрировать этот клиентский канал в нашу учетную систему, в систему согласования документов, систему приземления этих документов в Oracle и т.д. И здесь, наверное, наше решение, наша доработка, она дала плюс, что этот интеграционный модуль, он был уже написан для нашего внутреннего решения, и мы его фактически переиспользовали.

Очень долго мы думали о том, когда все-таки начинать, и в конце 2017 года волевым решение было принято решение, что мы переходим на электронный документооборот. Тогда мы думали, а какую же цель мы себе поставим до конца 2018 года на год, какую долю документов мы хотим перевести в ЭДО. И мы тогда обсуждали и решение было очень простым, что к концу 2018 года 80% трафика перевести в ЭДО. Почему 80%? Собственно говоря, когда ко мне коллеги подошли и спросили, какую цифру мы будем для себя таргетировать, я ответил, что: «Тут две цифры – либо 50, либо 80. Но 50 придется объяснять, почему 50, а 80 объяснять не придется. Поэтому давайте 80».

И это было внутреннее, может быть, не знаю, в чем-то харизматичное решение. Нас поддержали и начался активный переход. С правой стороны здесь некие элементы инструкции того, как мы делали. И хотел бы отметить, что нам очень повезло с нашей командой, с нашей региональной командой, которые на ура приняли эту идею, и мы начали переводить наших контрагентов на ЭДО. Мы удивились, что через полгода примерно мы уже достигли той самой цифры 80%. Это было очень неожиданно и приятная неожиданность. При этом параллельно у нас шли доработки системы.

У нас до сих пор эта система не работает нормально на исходящие документы, именно на исходящие первичные документы. И мы хорошо умеем работать по контрактам, по заказам и на входящую первичную документацию. И, собственно говоря, я думаю, что это был успех, который заложил именно то, что мы имеем сегодня. И, собственно говоря, переход по домам, который был в этом году, мы не ощутили какой-то критичности, для того чтобы наши бизнес-процессы встали. Я скажу по себе, что где-то раз в неделю я приезжаю или раз в полторы недели, чтобы подписать документы на бумаге, которые скапливаются. Их немного получается, кто-то приезжает, но в основном весь трафик, у нас уже находится в ЭДО.

Глядя на эту картину, компания, другие подразделения на уровне президента сказали: «Слушайте, а почему у нас другие функции не переходят на ЭДО? Давайте-ка мы тоже их будет переводить, и закупки пусть этим занимаются. Они перевели себя, пусть переводят и других». Здесь нам повезло меньше. Потому что такой поддержки, такой энергии, как мы увидели в своих сотрудниках, мы увидели не во всех наших коллегах. И более того, мы увидели очень ряд дисфункциональностей, которые у нас были в том решении, которое уже было готово.

Не секрет, что два года мы его «пилили» именно для целей закупок, с той спецификой, которая есть у нас, где, например, у нас только входящая первичная документация, потому что мы покупаем. И для наших коллег, например, нужна была функциональность, которая была бы исходящая. У нас были очень долгие переговоры, как мы работаем с крупными контрагентами, например, «Ростелекома». Потому что идет огромный поток первичной документации и заказов, но по разным подразделениям, разным регионам и т.д., и очень важно было, чтобы не было ситуаций, когда все видят все. И это тот путь, то сопротивление, которое нам приходилось преодолевать.

Здесь показан график о том, как мы перешли на электронный документооборот по другим подразделением. По I квартал 2020 года, т.е. как раз когда началась у нас пандемия, и видно, что верхняя строка, зеленая – это закупки, т.е. здесь порядка 95% трафика договорных документов уже находится в ЭДО. Район 40-60% – это подразделение по аренде сайтов и наши B2C продавцы. которые очень активно включились в процесс. Ниже – это линии по коллегам, у которых значимый объем исходящей первичной документации, и некоторые не очень активные коллеги, которые вроде бы сначала даже что-то делали, но потом сдулись.

Потому что без какой-то «подпитки» им самостоятельно это было… Скорее для них это была проблема, потому что это было что-то новое, в это нужно было вникать. И это не во всех подразделениях взлетело. Собственно говоря, примерно значимый рост произошел также за полгода – то, что здесь показано, и он потом уже естественным образом начал расти. Особенно в период, когда мы ушли по домам, мы получали очень много запросов от наших коллег: «Ребята, что происходит? Давайте! Мы тоже хотим». И мы, собственно, им помогали.

Собственно говоря, такой опыт, как мы переходили в ЭДО. Что касается первичной документации, то у закупок порядка 70-80% ее уже находится в ЭДО. И я еще чуть более подробнее на этом остановлюсь.

На что бы хотелось обратить внимание при переходе на ЭДО? Это то, что лучше использовать промышленные решения, а не какие-то самописные решения. Сейчас МТС уже переходит на иное решение в части ЭДО, именно для того чтобы полечить те боли или те дисфункциональности, которые у нас получились в нашей внутренней разработке, то, что мы используем сейчас. Решение новое позволит именно заниматься лучше исходящей первичной документацией и также аналогично разделять потоки заказов именно в разрезе подразделений и каких-то локаций более тонко, чем это есть сейчас. Соответственно, мы призываем использовать именно какое-то промышленное решение, которое заведено в ряде других компаний. Стоит съездить познакомиться, очень это рекомендуем сделать.

Второе знание, что мы вынесли – это очень плотно общаться заказчиком, с разными видами заказчиков и вовлекать в этот процесс, желательно с уровня руководства. Тот наш опыт, когда мы «запилили» систему, по большому счету, для закупок, ряд наших коллег не смогли в ней работать в силу того, что у них другой бизнес-процесс. На самом старте вовлекать их было тяжело или даже бессмысленно, потому что у них не было такой цели.

Важный момент – это интеграция с текущими IT-решениями, та самая бесшовность, чтобы, когда человек подписывает документ, он бы видел автоматически лист согласования, который прилетает из IT-системы, и автоматически бы документ ложился в учет, чтобы не нужно было руками его переносить. Мне кажется, это очень важная часть, и она отчасти не только история про ЭДО и про автоматизацию, сколько про контроль и про финансовый контроль, которые есть у нас в компании.

И также хотел сказать про подписание внешнеторговых сделок с ЭДО. Мы это делаем на практике, мы делаем через нашего текущего оператора ЭДО – это Диадок. Соответственно, у нас есть часть сделок, которые идут именно таким образом. Мы там подписываем и заказы, и обрабатываем первичную документацию, что для нас очень важно. Также мы сейчас пробуем, и уже у нас есть небольшой трафик, подписание документов через провайдера, который называется DocuSign. Это международный провайдер. Мы считаем, что он лидер в этом рынке. Работает с той же компанией «Vodafone» и другими партнерами, они все уже там находятся.

Собственно говоря, мы подписываем контракт, и трафик этих международных сделок идет через DocuSign. Собственно говоря, это решение, которое уже признается зарубежными судами как сделки, заключенные собственноручной подписью. У нас даже есть разъяснения некоторых американских судов, которые подтверждают валидны сделок, которые подписывает через DocuSign.

Поэтому предлагаю тоже здесь экспериментировать и пробовать. Если нужны какие-то контакты или какая-то помощь, как это более правильно сделать, в начале я отразил свой электронный ящик. Поэтому прошу задавать вопросы в оффлайне и либо часть вопрос можете задать сейчас. Спасибо большое!

Смотрите, читайте, критикуйте

Федеральная Антимонопольная Служба - ФАС России Честные закупки – борьба с расточительством и коррупцией в сфере госзакупок и закупок госкомпаний Общественная Организация Малого и Среднего Предпринимательства - Опора России
Настоящий ресурс содержит материалы 16+